Gemeinsame Datenschutzerklärung der Thalen-Gruppe sowie der Compliance Kompakt GmbH
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir, die Thalen-Gruppe, bestehend aus- Thalen Consult GmbH,
- Thalen Sand GmbH,
- Thalen Grundstücksgesellschaft GmbH,
1. Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem easyline ist ein interner Meldekanal im Sinne der europäischen Whistleblowing Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes. Es dient dazu, den Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden der Thalen-Gruppe sowie sonstigen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit der Thalen-Gruppe in Kontakt stehen, die Möglichkeit zu geben, ihnen bekannt gewordene Tatsachen zu berichten, die auf gravierende Missstände in diesem Unternehmen hindeuten. Zu diesem Zweck werden Ihre Daten verarbeitet, wenn Sie uns diese nennen. Bei einer Meldung können Sie aber auch - ebenso wie bei einer weiteren Kommunikation mit uns - anonym bleiben. Dies empfehlen wir Ihnen aus dem unter 2. genannten Grund.2. Datenverarbeitung
Wir erheben und verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die Sie mit Ihrer Meldung preisgeben. Ihre IP-Adresse ist uns nicht zugänglich. Cookies werden nicht gesetzt. Es handelt sich also um Ihre personenbezogenen Daten (wenn Sie keine anonyme Meldung abgeben) und personenbezogene Daten dritter Personen, wenn diese im Rahmen Ihrer Meldung ersichtlich sind.Die von Ihnen preisgegebenen personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Auswertung Ihrer Meldung und die sich möglicherweise anschließende Fallbearbeitung durch die Thalen-Gruppe, CK und ggf. von der Thalen-Gruppe beauftragte und besonders zur Verschwiegenheit verpflichtete interne oder externe Fallbearbeiter verarbeitet.
a. Ihre personenbezogenen Daten
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Meldung anonym abzugeben.
Wichtige Hinweise in diesem Zusammenhang:
Wenn Sie uns trotz unserer Empfehlung Ihre Identität offenbaren, werden wir Ihre Daten streng vertraulich behandeln. Es ist allerdings nicht auszuschließen, dass dritte Personen, die von Ihrer Meldung betroffen sind, gem. Art. 14 DSGVO darüber informiert werden müssen, aus welcher Quelle die sie betreffenden Daten stammen. Möglicherweise werden Betroffene also über Ihre Identität informiert. Ggf. muss diese Unterrichtung, wie gesetzlich als Regelfall vorgesehen, binnen eines Monats nach der Meldung erfolgen, spätestens aber, wenn sie die Aufklärung des Sachverhalts oder notwendige Maßnahmen nicht mehr ernsthaft beeinträchtigt. Dies sollten Sie bei Ihrer Entscheidung über die Preisgabe Ihrer Identität berücksichtigen.Wir können ebenfalls nicht ausschließen, dass Ihre Daten im Rahmen der geltenden Gesetze an eine Behörde oder ein Gericht weitergegeben werden müssen.
b. Personenbezogene Daten Dritter
Beschränken Sie bitte die Eingabe personenbezogener Daten dritter Personen auf das für die Auswertung und Bearbeitung Ihrer Meldung unbedingt Notwendige.
Gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Dritter, welche für die Auswertung Ihrer Meldung und die möglicherweise anschließende Fallbearbeitung unerlässlich ist, sind ggf. das berechtigte Interesse von der Thalen-Gruppe, interne Missstände aufklären zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO/§ 10 HinSchG.
3. Kommunikation mit Ihnen
Ihre Meldung und die ggf. anschließende Kommunikation mit Ihnen ist inhaltlich verschlüsselt im IT-System abgelegt und Unbefugten nicht zugänglich. Der alleinige Schlüssel zur geschützten Kommunikation besteht aus einer Case-ID und einem Passwort, die nach Ihrer Meldung vom System generiert und Ihnen mitgeteilt werden. Sie sind gebeten, sich mit Ihrem Passwort und der ihrer Meldung zugeordneten Case-ID in nicht zu großen Abständen einzuloggen, um Nachrichten unserer Fallbearbeiter zur Kenntnis zu nehmen und Fragen beantworten zu können. Auf der Plattform können Dateien (Textdateien, PDFs und Fotos) hochgeladen werden. Auch sie werden inhaltlich verschlüsselt abgelegt.Die Thalen-Gruppe und CK haben einen passwortgeschützten Zugang zur Kommunikation mit Ihnen.
Für notwendige interne Untersuchungen des Sachverhalts werden von der Thalen-Gruppe beauftragte und besonders zur Verschwiegenheit verpflichtete externe Fallbearbeiter ggf. über den Inhalt der Meldung und der anschließenden Kommunikation mit den jeweiligen Hinweisgebern unterrichtet.
4. Datensicherheit und Datenübertragung
Wir stellen die Sicherheit der von uns erhobenen und verarbeiten Daten sicher, indem wir technische und organisatorische Maßnahmen getroffen haben, um diesen Schutz zu gewährleisten. Zum Inhalt der Meldungen haben nur die Thalen-Gruppe, CK oder ggf. von der Thalen-Gruppe designierte Fallbearbeiter Zugang. Dies kann eine qualifizierte externe Stelle wie z.B. eine Anwaltskanzlei, oder ein besonders zur Verschwiegenheit verpflichteter und mit Unabhängigkeit ausgestatteter Fallbearbeiter dieses Unternehmens sein. Ihre Meldungen werden sofort inhaltlich verschlüsselt und so auf der Plattform abgelegt. Auch eine sich anschließende Kommunikation mit Ihnen wird inhaltlich verschlüsselt. Eine Entschlüsselung findet nur statt, wenn Sie sich mit Ihrer Case-ID + Passwort oder sich Fallbearbeiter von der Thalen-Gruppe oder CK einloggen.Der IT-Betreuer der Plattform und der Host haben zu keinem Zeitpunkt Zugang zu den Inhalten der Meldung oder der Kommunikation mit Ihnen. Die Server, auf welcher die Meldungen gespeichert werden, befinden sich in der Bundesrepublik Deutschland. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch IT-Betreuer und Host erfolgt in unserem Auftrag und strikt nach unseren Weisungen auf der Grundlage entsprechender Verträge über eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Die in der Meldung und der weiteren Kommunikation enthaltenen Daten werden zu keinem Zeitpunkt außerhalb der EU/des EWR transferiert.
5. Löschung Ihrer Daten
Sollten Sie uns im Dialog Ihre personenbezogenen Daten übermittelt haben, werden diese so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des gemeldeten Sachverhaltes erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.6. Unsere Rollenverteilung
Wir bilden gemeinsam die interne Meldestelle von Thalen, wobei Ihre Meldung zunächst von CK entgegengenommen und bearbeitet wird. CK übernimmt ggf. auch die weitere Kommunikation mit Ihnen. Im Rahmen der internen Meldestelle werden von uns gemeinsam der Inhalt der Meldung analysiert und notwendige Folgemaßnahmen ergriffen.Ihnen gegenüber werden Ihre Rechte und die Ihnen gegenüber bestehenden Informationspflichten von der Thalen-Gruppe und von CK erfüllt. Soweit Angehörige von der Thalen-Gruppe von der Meldung betroffen sind, werden deren Rechte und die ihnen gegenüber bestehenden Informationspflichten von der Thalen-Gruppe erfüllt.
7. Ihre Rechte als Betroffener der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die folgenden Rechte stehen Ihnen aufgrund der anwendbaren Datenschutzgesetze zur Verfügung:- Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten
- Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren
- Von Ihnen erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Falls Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen möchten, richten Sie bitte Ihr Anliegen an folgende E-Mailadresse:
datenschutz@compliancekompakt.de
oder an
Markus Müller
Datenschutzbeauftragter
markus.mueller@thalen.de
8. Verantwortlicher für den Datenschutz
Verantwortlich für den Datenschutz sind gemeinsamThalen Consult GmbH und
Compliance Kompakt GmbH
Stresemannstraße 1
21335 Lüneburg
und – falls der Hinweis sie betrifft -
Thalen Sand GmbH
Thalen Grundstücksgesellschaft GmbH
9. Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten gegen die DSGVO, das BDSG oder das Hinweisgeberschutzgesetz verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.Stand: November 2023